Chatbot
Cómo funciona Zita, tu asistente de citas por WhatsApp
Zita es el asistente que responde a tus clientes en el número de WhatsApp Business de tu negocio. Atiende 24/7, gestiona reservas, recuerda citas y sigue las reglas que tú configuras desde el panel. Este artículo explica qué pasa cuando un cliente le escribe por primera vez.
Lo primero que ve un cliente
Cuando alguien escribe a tu número, Zita le saluda y le ofrece un menú con las acciones más comunes:
- Reservar una cita
- Ver sus próximas citas
- Cancelar una cita
- Cambiar el idioma de la conversación (solo en el plan Business)
Si hay 3 o menos opciones, el menú aparece como botones rápidos. Si hay más, Zita los muestra como una lista para que se vean todas (es una limitación normal de WhatsApp).
Cómo reserva una cita
El flujo de reserva es guiado, paso a paso, sin que el cliente tenga que escribir de forma libre:
- Elegir servicio entre los que tienes configurados en tu negocio.
- Elegir profesional (si tienes varios y has activado esa opción). Si no, Zita asigna uno disponible automáticamente.
- Elegir día entre los próximos disponibles según tus reglas (mínimo de antelación, máximo de días vista, etc.).
- Elegir hora entre los huecos libres del profesional, calculados con su horario y citas ya reservadas.
- Confirmar y la cita queda registrada en tu calendario al instante. El cliente recibe un mensaje de confirmación.
El cliente nunca puede reservar fuera de tu horario, en días bloqueados (vacaciones, festivos) o en huecos ya ocupados. Zita lo evita automáticamente.
Consultas y cancelaciones
Si el cliente elige "Ver mis citas", Zita le muestra solo las suyas (identificadas por el número de WhatsApp desde el que escribe). Desde ahí puede elegir cancelar una. La cancelación se sincroniza con tu calendario al momento, y tú lo ves marcado como cancelada.
Cada acción se valida con el número del cliente para que nadie pueda cancelar citas que no sean suyas, ni siquiera por accidente.
Recordatorios automáticos (Pro y Business)
En los planes Pro y Business, Zita envía un recordatorio por WhatsApp 24 horas antes de cada cita. El mensaje incluye dos botones: confirmar o cancelar. El cliente puede responder con un toque, sin escribir nada.
- Si confirma: la cita queda marcada como confirmada en tu calendario.
- Si cancela: se libera el hueco para otros clientes y tú lo ves como cancelada.
- Si no responde: la cita sigue en pie. Zita no insiste.
Si una cita se reserva con menos de 24 horas de antelación, no se envía recordatorio (no tendría sentido).
Qué ocurre con conversaciones que se salen del menú
Zita está pensada para gestionar reservas, no para conversaciones abiertas. Si un cliente pregunta algo que no encaja con los menús (por ejemplo, "¿tenéis aparcamiento?"), Zita le redirige con cortesía a las opciones disponibles.
En el futuro publicaremos novedades sobre cómo gestionar consultas libres y delegar al humano cuando haga falta. Por ahora, lo más práctico es atender esas preguntas tú mismo cuando vea las notificaciones de WhatsApp Business.
Idiomas
Zita habla español por defecto. En el plan Business puedes activar respuestas en otros idiomas (inglés y más), y cada cliente puede cambiar el idioma de su conversación desde el menú. Esto es útil si trabajas en zonas con clientes internacionales.
Qué ves tú desde el panel
Mientras Zita atiende, tú ves todo en tiempo real desde tu calendario web: nuevas reservas, cancelaciones, confirmaciones, profesional asignado, servicio, etc. Puedes crear, editar y cancelar citas manualmente desde la web cuando lo necesites, y todo queda sincronizado.
Si quieres ver tus citas en tu calendario habitual (Google, Apple, Outlook), puedes sincronizarlas siguiendo el artículo "Cómo sincronizar tus citas con tu calendario".